Вас посещает мысль «Ничего не успела сделать, но уже устала» или «Почему мой график не позволяет планировать наперед»? Как правильно составить распорядок рабочего дня, расставить приоритеты и до 100 % повысить собственную эффективность? Прежде всего, давайте разберем можно ли управлять временем, с чего начать и как этому научиться, а также что нужно успеть сделать до нового года.
Управляй временем, управляй жизнью
Тайм-менеджмент — это правильная организация своего времени и повышение эффективности его использования. Основные принципы управления — это:
- Планирование своих действий. Как управлять временем? Составляйте четкий план на день или неделю и строго его придерживайтесь. Только так вы научитесь управлять личным временем.
- Формулирование желаемого результата в определенные цели и задачи. Только способность к самоорганизации позволит вам достичь желаемого результата. Ставьте себе конкретные задачи, начитайте движение от более мелких дел к глобальным.
- Обязательное фиксирование плана действий, расстановка приоритетов. Не стесняйтесь вести записи. Задачи, прописанные на бумаге, позволят вам освоить способность управлять временем.
- Способность фокусироваться на главном. Отсутствие самоорганизации приводит к тому, что вы отвлекаетесь на посторонние задачи. Чтобы не отвлекаться на второстепенные дела, важно научиться делегированию, то есть частично перепоручать выполнение задач другим людям. Например, автомобиль можно не самостоятельно мыть, а отправить на мойку, починить кран способен мастер, а помыть посуду после ужина могут ребенок или муж. Помните, что даже небольшой перерыв, отвлекший вас от цели способен стать причиной срыва всех планов.
- Анализ собственного опыта и создание правил тайм-менеджмента. Время от времени оглядывайтесь назад и делайте выводы из собственного опыта. Проанализируйте ситуации, в которых вы не справились с поставленными задачами и причинами срыва планов. Если чувствуете, что утрачиваете контроль остановитесь, сделайте перерыв и постарайтесь оптимизировать свои действия.
В погоне за тем, что нужно успеть сделать, никогда не забывайте про отдых. Однако научитесь его тоже планировать, ведь для эффективности в труде, нужно восстанавливать силы.
Запомните, чтоб успеть до нового года выполнить все поставленные задачи, необходимо:
- планировать свой день;
- письменно фиксировать цели;
- дробить большие задачи на более мелкие.
Только умение управлять временем поможет вам добиться успеха и стать более продуктивным.
Как научиться управлять временем
Самоорганизация деятельности — мощный инструмент, помогающий сосредоточиться на самом главном. Составьте 12-недельный план и строго следуйте его пунктам, так вы:
- сэкономите время;
- снизите вероятность возникновения ошибок;
- сосредоточитесь на целях.
Почему важно научиться управлять своим временем и зачем брать за основу 12 недель? План действий поможет вам сосредоточиться на том, что нужно выполнить здесь и сейчас. 12 недель — это не так уж мало, но и не много, поэтому вы не будете откладывать в долгий ящик неприятные и сложные дела. Времени для выполнения поставленной задачи достаточно, но при этом остается ощущение, что необходимо своевременно выполнять определенные действия.
Планирование на 12 недель отличается от того, что нужно успеть сделать за год тем, что:
- четко сфокусировано, тут нет многозадачности, все цели расписываются предельно ясно;
- более предсказуемо, ведь запланировать свои действия на 12 недель легче, чем на 12 месяцев.
Искусство управлять своим временем начинается с целей. Как только вы с ними определитесь, выбирайте тактику действий. Она заключается в конкретных, выполнимых и ведущих к цели задачах, предусматривайте даты и распределяйте обязанности.
- Выбирайте правильный инструмент для своего плана. Одно дело составить график выполнения задач в голове, а совсем другое — перенести их на бумагу. План должен быть легко читаемым, структурированным, как только начнете записывать, сразу появятся нюансы, подводные камни и неординарные решения. Используйте шаблоны, они помогут вам в составлении задач на следующие 12 недель.
- Еженедельное планирование превратит ваши действия в ежедневные. Вы создаете себе не просто план, а своеобразный алгоритм с поставленными целями. Управлять временем значит ежедневно заглядывать в свой конспект, сверять уже выполненные задачи, только так вы сможете эффективно двигаться дальше.
- Измеряйте результаты, сделайте себе оценочный лист. Система 12-недельного года предусматривает не только достижение поставленных целей, но и выполненные действия. Временем можно управлять, но для этого нужно создавать планы, анализировать поставленные задачи и их исполнение, только так получится выяснить причины, почему происходит «не успеваю сделать работу» или «целый день на ногах, а результат нулевой».
- Заведите себе 7-дневный оценочный лист. Так вы сможете наглядно увидеть, что успели выполнить за неделю, объективно оценить свою деятельность. Тут важно помнить, что такой способ оценивания отражает степень выполнения поставленных задач, а не общие результаты.
Распределяйте свое время, тут важны 3 компонента: стратегия, буферная и рекреационная части.
- Стратегия — вы полностью сосредоточиваетесь на поставленных задачах в течение 3 часов в день. Для этого: не отвечаете на телефонные звонки, не встречаете гостей, не читаете электронную почту и социальные сети.
- Буферная часть включает в себя незапланированные действия. Например, письмо или телефонный звонок, требующие срочного ответа. Тут важно выполнять малозначительные дела одновременно, только так вы освободите часть времени.
- Рекреация — один из основных показателей, от которого зависит ваша работоспособность. Если не отдыхать, сил на продуктивную деятельность просто не останется. Оставляйте себе минимум 3 часа в день на восстановление, только так вы сможете вернуться к труду полными сил для достижения поставленных целей.
Создайте себе картину идеальной недели. Для этого в планирование включайте основные задачи, возникающие в этот отрезок времени. Постарайтесь одни и те же дела выполнять в определенное часы, поверьте, это даст положительный эффект.
Если вам сложно определиться с планом действий самостоятельно, можно обратиться к специалисту. Онлайн-психолог поможет разобраться в чем причина, почему вы не укладываетесь во временные рамки и как составить свой распорядок дня. Хорошо, что для консультации не нужно выделять драгоценное время и добираться к специалисту, ведь получить помощь можно в онлайн-режиме, имея под рукой только компьютер, ноутбук или даже телефон с выходом в интернет.
Как эффективно управлять временем
Тайм-менеджмент — как управлять временем. Есть люди, которые регулярно переключаются между задачами, организовывают рабочий процесс, суетятся, исполняют поручения и прочее. То, что они постоянно в движении не означает эффективности работы. Для того, чтоб была результативность, нужно спросить себя: «Можно ли выполнить задачу более рационально?». Управлять собственным временем — значит упростить задачу, выполнить ее быстрее, высвободить время для достижения иных целей и избежать перенапряжения.
До нового года надо успеть сделать множество запланированных дел. Для этого:
- Выполняйте самые важные задачи в первую очередь. Выделите 2-3 приоритетных дела и как только они будут сделаны, день уже успешен.
- Научитесь отказывать. Управляющая временем девушка (парень) всегда будет рассчитывать собственные силы. Для достижения поставленной цели важно не взваливать на себя лишние обязанности, беритесь только за те дела, с которыми точно справитесь.
- Не игнорируйте время сна. Уменьшая отдых, вы не увеличите производительность, произойдет все в точности до наоборот. Отдыхайте не менее 7-8 часов за ночь.
- Концентрируйтесь на поставленных задачах. Вас ничто не должно отвлекать от цели. Если работаете на компьютере, закройте лишние вкладки и файлы, включите ненавязчивую музыку.
- Не откладывайте решение задачи на потом, даже если она довольно простая. Только своевременное выполнение функций позволит вам избежать перенапряжения.
- Не отвлекайтесь, двигайтесь вперед. Лучше быстрей и качественней выполнить задачу, чтоб осталось время на приятные мелочи.
- Выполнение регулярных обязанностей должно стать вашей привычкой. Только так вы сможете приучить свой мозг к дисциплине. Самоорганизация и саморазвитие — залог успеха.
- Контролируйте время, затраченное на телевизор, социальные сети и игры. Постарайтесь выделить себе определенное время, в которое вы будете предаваться развлечениям, только так вы сможете больше времени уделить поставленной цели. Кстати, вы сталкивались со страхом публичности в соцсетях? Почему мы часто просматриваем чужие страницы, а свои при этом пустуют? Об этом вы сможете прочесть в нашей следующей статье.
- Отведите под каждую задачу временной лимит. Так вы больше сосредоточитесь на поставленной цели, даже если не будете укладываться в отрезок, вернетесь позже, ведь «надо успеть сделать».
- Между запланированными делами оставляйте временной зазор. Перерыв является глотком свежего воздуха для вашего мозга, ведь ему тоже нужен отдых.
- Следите за своим питанием и физическими нагрузками. Специалисты утверждают, что только упражнения и правильное питание помогут повысить энергетический заряд организма.
- Человек управляет временем — нужно систематизировать процесс и тогда получится сэкономить свой ресурс. В этом вам поможет оптимизация, упорядочивание и рационализация деятельности.
- Самоорганизация личности — залог успеха. Придерживайтесь составленного плана, не отклоняйтесь от него.
- Выполняйте связанные задачи вместе. Только так вашему мозгу не придется постоянно переключаться и тратить дополнительные ресурсы.
- Время тишины — тоже способ управлять временем. Покой уменьшает беспокойство, не только действие, но и бездействие должны быть включены в нашу жизнь.
Мы всегда куда-то спешим: выполнить больший объем работы, заработать денег и так далее. Помните, что работать можно играючи. Только так вы достигнете цели и получите удовольствие от самого процесса.
Если у вас не получается научиться управлять временем, можно прочесть лучшие книги по тайм-менеджменту, среди которых:
- «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» Глеба Архангельского;
- «Выйди из зоны комфорта. 21 метод повышения личной эффективности» Брайана Трейси;
- «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» Дэвида Аллена;
- «Мне некогда! В поисках свободного времени в эпоху всеобщего цейтнота» Бриджид Шульте;
- «Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль» Дэна Кеннеди.
Книг, способных научить человека управлять множество, не обязательно останавливаться только на этих. Помните, все что можно успеть сделать сегодня не нужно откладывать на завтра.
