До пандемии, когда надо было ходить в офис 5 дней, казалось, что приходишь домой только поспать. Когда перевели на удаленку, пожалуй, многие думали, что начнется полноценная жизнь и они будут все успевать, но оказалось, что домашние дела заброшены совсем, вы меньше стали спать и на работе тоже ничего не успеваете. Именно пандемия многих замотивировала изучать тайм-менеджмент и применять техники управления временем, чтобы разделить рабочее и личное время, уделять время детям и второй половинке и заниматься каждый день спортом.
Рассмотрим методики эффективного управления временем, чтобы успевать все и всегда, и еще оставалось времени «вагон и маленькая тележка».
Метод девяти дел
Каждый день планируйте только девять дел, по принципу:
- 1 очень важное;
- 3 важных;
- 5 повседневных.
В результате все задачи будут делиться по степени важности и сроку выполнения: сразу станет понятно, что и когда будет выполнено. Продуктивный день подразумевает управление трудозатратами. Например, на одно важное дело потратите 25% рабочего дня, на 3 важных дела еще 25%, остальные 5 дел по 10%, соответственно 4 часа на все важные задачи и по 45 минут на повседневные.
Преимущества: не тратишь много времени на планирование дня, легко выполнять.
Недостаток: не работает в условиях многозадачности и при наличии подработки.
Метод GTD
Метод Getting Things Done в переводе на русский «чтобы все было сделано», его разработал американский бизнес-тренер Дэвид Аллен. Принцип метода управления продуктивностью – техника создания дерева решений, так как мозг быстрее обрабатывает задачи, чем запоминает их. Человек много времени тратит на размышления, и иногда оно превышает время решения самой задачи.
Суть алгоритма в том, чтобы по каждой поступающей задаче ответить на 3 вопроса:
- Насколько срочная и актуальная задача?
- Можно ее сделать быстро? При отрицательном ответе определить время, которое понадобится на выполнение.
- Нужно решать лично или можно делегировать?
После ответов все дела будут распределены на несрочные (отложить), не требующие личного присутствия (делегировать), и срочные – распределить по графику, когда выполнить.
Принципы, которые обеспечивают эффективность метода:
- Фиксировать все задачи, даже самые незначительные.
- Записывать как удобно – блокнот, лист, электронный ежедневник и т. д.
- Определить решение сразу. Задачи могут накапливаться, и человек постоянно будет думать об их количестве, а не о способе решения.
- Исключить многозадачность. Не нужно делать 10 дел одновременно. Думайте и выполняйте только одну задачу, затем переходите к следующей.
- Составляйте список действий. Каждое решение представляйте в форме списка шагов.
Использовать метод можно с помощью приложений ЛидерТаск, Tick Tick, Google Keep.
Преимущества: четкая визуализация всех задач.
Недостаток: много времени требуется на запись дел, не подходит людям, которым некому делегировать не менее 25% дел.
Метод ZTD
Метод Zen to done, в переводе «Дзен нужно делать» разработал Лео Бабабута.
Для успешного планирования внедрите 8 привычек:
- Записывайте всю информацию – задачи, идеи, мысли, вопросы.
- Сразу распределите записи по срочности и важности.
- Группируйте дела в короткие списки по срочности и размеру. Чем больше задача, тем больше времени займет.
- Работайте только над 1 задачей. Никакой многозадачности.
- Соблюдайте режим дня.
- Своевременно удаляйте выполненные дела.
- Анализируйте дела, которые не можете выполнить.
- Делайте всегда то, что нравится.
Распределяйте все дела в режиме реального времени и действуйте быстро. Составленный по таким принципам день обеспечивает управление продуктивностью.
Преимущества: сортировка дел по направлениям.
Недостаток: требуется вести несколько списков и постоянно вести зачет новых и выполненных дел.
Метод Канбан
Метод создан в 1959 году менеджерами завода «Тойота». Канбан был создан для управления производством, но сегодня его используют во всех сферах. Все дела представлены в режиме реального времени в формате таблицы со столбцами «План», «В работе», «Приемочное тестирование», «Сделано». У каждой задачи указан исполнитель. Дела продвигаются вперед по мере их выполнения. Если задача не двигается, определите ее причину.
Для работы по методу Канбан можно использовать приложения для управления временем по технике Канбан: Yandex Tracker, Kaiten, «Битрикс24», Aspro Agile.
Преимущества: помогает организовать взаимоотношения между сотрудниками команды.
Недостаток: трудно использовать для задач, у которых разные промежуточные стадии. Например – внедрение ЭДО и закупка оборудования.
Метод Глеба Архангельского
Бизнес-тренер Глеб Архангельский предлагает ежедневник по своей методике для внедрения техники продуктивного дня. Задачи все делит на две категории:
- лягушки – небольшие и неприятные дела, которые любят откладывать «на завтра» (уборка в шкафу, поход в спортзал, неприятный звонок);
- слоны – большие проекты, которые на первый взгляд кажутся невыполнимыми – написать главу диссертации, проработка бизнес-процесса, подготовка к экзамену.
Каждый день нужно выделить время для техники и повысить продуктивность: съесть минимум 1 «лягушку» и «разрезать слона» на несколько бифштексов.
Преимущества: простой принцип деления задач.
Недостаток: список нужно постоянно актуализировать. Иногда трудозатратно делить «слонов».
Метод «5 минут»
Как в песне «Пять минут, это много или мало». Согласно методу, каждой неприятной задаче нужно уделять 5-10 минут в день. Мысль о том, что нужно потратить немного времени и замотивировать себя на работу с ней, в итоге есть шанс втянуться в процесс и не бросать дело на полпути. Таким образом, чем больше время распределено на трудные задачи, тем более продуктивный день.
Преимущества: помогает систематизировать короткие дела.
Недостаток: не подходит для работы с крупными проектами.
В зависимости от объема задач, выберите удобный метод. Для понимания преимуществ предложенных методов иногда потребуется потратить до 4 недель, чтобы перестроить мышление и думать по-новому.
Методы тайм-менеджмента позволяют бережнее относиться ко времени. Помните, продуктивность управления временем зависит от правильно выбранной техники. Прежде чем выбрать, попробуйте каждый из них.
