Успех компании связан с качеством процессного управления. Если работники сталкиваются с проблемами при решении рабочих вопросов, результатом будет низкая эффективность и отрицательный финансовый результат бизнеса.
Бизнес-процессы лежат в основе производственная и организационная деятельность компании и от качества их аудита и улучшения зависят ее перспективы.
Что такое бизнес-процессы?
Бизнес-процесс- последовательное описание действий, направленных на получение результата. Процессы сопровождают нашу жизнь не только в коммерческой деятельности. Например, приготовление плова. Вкусное горячее блюдо к ужину – это цель. Процесс состоит из последовательных шагов от приобретения продуктов до тушения на медленном огне до готовности. Исключение какого-то этапа или сокращение приведет к тому, что блюдо будет или сырым, или подгорит.
Описание процессов бывает:
- текстовым;
- графическим;
- табличным.
Чаще всего для описания бизнес-процессов используют нотацию BPMN, которая формирует регламент в табличном и графическом видах.
Процессы делятся на 4 категории:
- Основные – процессы, в результате которых компания зарабатывает реальные деньги или эффект можно посчитать в стоимостном выражении.
- Вспомогательные – процессы. Которые не приносят видимого экономического эффекта, но без них не получится достигнуть результат от основного процесса. Описывают процесс управления финансами, персоналом и логистикой.
- Процессы управления – описывают порядок стратегического, тактического и оперативного управления.
- Процессы совершенствования.
Цели улучшения бизнес-процессов
Бизнес-процессы можно оптимизировать по одному или нескольким направлениям.
Основные цели оптимизации:
- время выполнения;
- результат процесса;
- список участников;
- функционал и целесообразность его выполнения;
- наличие и качества контрольных процедур;
- повышение прозрачности процесса;
- улучшение управления временем;
- сокращение стоимости;
- перспективы автоматизации процессов;
- повышение эффективности процесса.
Признаки оптимизации процессного управления
Предпосылками для улучшения является прежде всего снижение производительности.
Существуют признаки, свидетельствующие о необходимости изменений в процессах организации:
- На принятие решений ухотит много времени.
- Трудно или невозможно найти исполнителя определенного действия.
- Отсутствуют контрольные процедуры основных и промежуточных результатов деятельности.
- Нет разграничения сфер ответственности.
- Количество сотрудников в компании выросло, а ключевые показатели эффективности деятельности не изменились или снизились.
При проявлении признаков необходимо провести аудит и оптимизацию бизнес-процессов. Существуют ситуации, когда оптимизация не принесет ожидаемого эффекта. Прежде всего это касается маленьких компаний, где нельзя провести оптимизацию без дорогостоящего оборудования или автоматизации.
Основные методы оптимизации
Улучшение бизнес-процессов проводят с использованием методов, направленных на повышение их эффективности.
Таблица – Методы оптимизации системы управления проектами
| Наименование метода | Содержание |
| Инжиниринг | Предполагается техническое изменение процесса. К нему относится анализ рынка, проработка проектов и внедрение автоматизации |
| КайДзен (постоянное улучшение) | улучшение всех процессов – от качества выпускаемой продукции до организации системы управления. Цель оптимизации – повышение удовлетворенности и лояльности потребителей |
| Ограничение ресурсов | Создатель метода Элиях Голдратт доказал, что эффективность изменений измеряется достижением целей с минимальной величиной затрат. Смысл метода – поиск оптимальной величины ресурсов, когда производство работает и приносит доход. Если баланс в оптимизации ресурсов найден – исключать все лишние затраты, которые увеличат затраты и не принесут прибыль |
Универсального метода оптимизации не существует. Для компаний разных отраслей и масштабов. Многие методы рекомендуется комбинировать.
Этапы подготовки к оптимизации системы управления проектами
К процессу улучшения необходимо тщательно подготовиться, иначе цели достигнуты не будут, а при неблагоприятном подходе – повлечет расходы.
Таблица – Подготовительные этапы
| Наименование | Описание |
| Аудит и анализ | Выделение бизнес-процессов, проведение их SWOT-анализа – определение стратегии развития, сбор сведений о конкурентах отрасли. Составление стратегии изменений на основе полученных данных |
| Назначение ответственного | Эффективность улучшений зависит от лидера. В руководителе должны сочетаться волевые черты характера и должность для согласования изменений единолично. Чем ниже должность ответственного, тем выше риск сложности с внедрением |
| Организация проектной группы | Рабочая группа включает сотрудников, разных подразделений и разных должностей. Эксперты и аналитики определяют направление совершенствования процессов, менеджеры – внедряют актуальные технологии. В качестве проектной группе можно пригласить стороннюю организацию. Риск найма аутсорсинговой компании – возможное разглашение конфиденциальных и коммерческих данных |
| Выбор инструментов | Выбор зависит от желаемого результата улучшения.
Применяют разные инструменты:
|
Важно! До начала оптимизации необходимо организовать презентацию будущих изменений. Прозрачность для сотрудников позволяет приобрести союзников и эффективно организовать работу.
Оптимизация – это комплекс мер, внедрение которых приводит к предотвращению возникновения причин, связанных со снижением производительности и эффективности деятельности.
Для исключения негативных последствий улучшения бизнес-процессов обязательно внедрение системы мониторинга за выполнением промежуточных контрольных этапов. мониторинга.
